Un software gestionale CRM è una tecnologia di marketing utilizzata per gestire, analizzare e rispondere rapidamente alle interazioni con i clienti o i potenziali clienti. Con un efficiente sistema CRM basato su cloud, puoi facilmente conservare e gestire tutte le informazioni su tutte le componenti con le quali la tua attività interagisce, aggiornate e accessibili da tutti i membri del team. I sistemi CRM consentono inoltre di risolvere problemi specifici all’interno del ciclo di relazioni col cliente, concentrarsi sulla fidelizzazione dei clienti e stimolare la crescita delle vendite. Già altre volte abbiamo parlato dei vantaggi derivanti dall’utilizzo di un valido software CRM in un’azienda o anche da parte di un professionista. Volevamo tornare su quell’argomento e aggiornarlo, ma concentrandoci specificamente su un’innovazione più recente nel panorama: il software CRM basato su cloud.
Cos’è un sistema CRM basato su cloud?
I sistemi gestionali CRM risalgono alla metà degli anni ’80 e ’90, in cui erano originati come sistemi di gestione dei contatti (CMS), un tipo di software progettato per archiviare e recuperare le informazioni di contatto. Poiché l’attenzione delle aziende si spostava dalla semplice memorizzazione di elenchi di contatti alla gestione e al miglioramento delle relazioni con tali contatti, la loro gestione si è evoluta fino agli attuali CRM.
Esistono due tipi principali di sistemi gestionali CRM disponibili per le aziende:
- Il software CRM ospitato sul server di un’azienda, che richiede l’acquisto di licenze hardware, software da installare e con gli aggiornamenti periodici che devono essere effettuati da un team IT in loco per mantenere il sistema sicuro e aggiornato. È altamente personalizzabile, ma costoso e richiede molto tempo per la sua manutenzione.
- I sistemi CRM basati su cloud, che memorizzano tutti i dati su un server remoto (“nel cloud”) gestito dalla società di hosting. La società che fornisce il sistema CRM si occupa dell’installazione e degli aggiornamenti del software, nonché di backup, manutenzione e sicurezza dell’hardware. Il primo sistema CRM basato su cloud, Force.com, è stato introdotto nel 2007 da Salesforce. Da allora, i sistemi CRM basati su cloud sono diventati sempre più diffusi grazie alla loro flessibilità e praticità. Se si dispone di un sistema CRM interno preesistente e si sta pensando di passare al cloud, o si sta cercando di installare un nuovo sistema CRM e di valutare i pro e i contro delle due soluzioni, eccovi elencati i sette maggiori vantaggi dell’utilizzo di un CRM basato sul sistema in cloud.
- Accessibile in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo
È possibile accedere ai sistemi CRM basati su cloud in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e utilizzando qualsiasi dispositivo, grazie al fatto che il server si trova nel cloud e non in un determinato ufficio o posizione. Ciò li rende molto più compatibili con il lavoro moderno, che viene spesso svolto in viaggio o da un luogo diverso dall’ufficio. Significa anche che le persone che lavorano in sedi diverse o in altre città possono accedere al sistema CRM ogni volta che lo desiderano, senza limitazioni fisiche né di orario. Tutti i dati sono memorizzati centralmente e si aggiorneranno in tempo reale per riflettere le modifiche più recenti. Un CRM su cloud consente ai dipendenti di più reparti di gestire facilmente le relazioni con i clienti, mentre l’amministratore può in qualsiasi momento monitorare lo stato delle varie situazioni. Quando si è fuori ufficio è possibile accedere al sistema dal proprio dispositivo mobile, mentre chi lavora da casa non deve aspettare che apra l’ufficio per avere le informazioni che gli occorrono.
- Conveniente, specialmente per le piccole imprese: i tradizionali sistemi gestionali CRM installati sul proprio server interno presentano molti costi. C’è l’acquisto iniziale di hardware e software, oltre ai costi continui di aggiornamenti e manutenzione, noti come costi “nascosti”. Tutti fattori che possono essere particolarmente duri da digerire per una piccola impresa. Ciò rende il CRM basato sul cloud un’ ottima soluzione per le aziende senza un grande team IT in loco, con un budget ridotto o con risorse finanziarie limitate. Il solo costo associato a un CRM basato su cloud è un canone, che di solito viene pagata mensilmente. La maggior parte dei canoni varia in base al numero di utenti che hanno bisogno di accedere al sistema, ma alcuni provider applicano una tariffa fissa. Il fornitore di soluzioni CRM basate su cloud si prenderà cura anche della manutenzione e degli aggiornamenti del sistema, consentendo alle aziende di non dover pagare i costi associati.
- Facilmente e velocemente configurabile: chi ha acquistato un CRM tutto ciò che desidera è iniziare a utilizzare il nuovo software il più rapidamente possibile, in particolare se darà un certo vantaggio sulla concorrenza. Un sistema CRM basato su cloud è facile e veloce da installare, anche per le grandi aziende. Non è necessario apportare modifiche all’infrastruttura esistente né perdere tempo per installare hardware complesso; tutto ciò di cui si ha bisogno è di una connessione internet. Certamente gli utilizzatori impiegheranno del tempo per imparare ad utilizzare il nuovo software, ma i sistemi CRM basati su cloud tendono a privilegiare la facilità di utilizzo e l’accessibilità, poiché sono progettati per adattarsi alle esigenze particolari di qualunque impresa.
- Facile da aggiornare: come accennato in precedenza, un sistema CRM tradizionale richiede un team IT dedicato per eseguire aggiornamenti di sicurezza e altre attività, il che può essere poco pratico, costoso e dispendioso in termini di tempo. Un CRM basato su cloud, al contrario, può essere aggiornato semplicemente scaricando l’aggiornamento in questione dal cloud.
- Facilmente modulabile sulle esigenze: se le attività di un’azienda crescono o, per qualsiasi motivo, si riducono in modo significativo, un sistema CRM deve potersi adattare alla situazione mutata. Altrimenti si rischia di avere un software divenuto troppo ristretto rispetto alle nuove esigenze o, al contrario, sovradimensionato. Anziché dannarsi nell’utilizzo di un CRM sottodimensionato, con un sistema in cloud le imprese possono modulare il proprio CRM in base alle proprie esigenze. Un sistema CRM installato su un proprio server interno è limitato dall’hardware che un’azienda può acquistare e installare sul posto. Invece, l’unica cosa di cui ha bisogno un sistema CRM basato sul cloud è una capacità sufficiente nel cloud per soddisfare un incremento nell’input di dati. E’ sufficiente una comunicazione al fornitore di CRM per ottenere un’espansione nell’immagazzinamento o, se necessario, una sua riduzione.
- Tutti i dati sempre al sicuro: se il server interno sul quale è installato il CRM subisce un attacco o si danneggia, possono verificarsi gravi interruzioni nella gestione quotidiana dell’attività e persino la perdita di dati importantissimi. Uno dei principali vantaggi dei sistemi CRM basati su cloud è che i dati vengono automaticamente sottoposti a backup nel cloud, garantendone il recupero e il ripristino in caso di un errore di sistema. Gli errori di sistema stessi sono anche molto meno probabili (anche se non impossibile, ovviamente ) con un CRM basato su cloud. Infatti, i provider di CRM implementano backup quotidiani per assicurarsi che le attività delle aziende clienti non subiscano interruzioni.
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